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Kann der KI-Chat eine E-Mail, WhatsApp oder SMS versenden?
Der KI-Chat versendet nie etwas ohne dich. Dafür gibt es zwei Wege:
- Vorschlag im Chat: Du bittest cAIveto, eine E-Mail, eine WhatsApp oder eine SMS zu schreiben. Er schlägt dir einen fertigen Entwurf vor. Den prüfst du und entscheidest selbst, ob und wie er verschickt wird.
- Nachricht in den Postausgang legen: Du bittest cAIveto ausdrücklich, die Nachricht in den Postausgang zu legen. Dort prüfst du sie und gibst sie frei. Dafür muss das KI-Chat-Tool „Nachricht in den Postausgang legen“ für dich aktiviert sein (siehe unten).
Weg 1: Vorschlag im Chat
Der Vorschlag erscheint als eigene Karte im Chat. Darunter findest du je nach Kanal diese Knöpfe:
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Senden | Legt die Nachricht sofort freigegeben in den Postausgang. coveto verschickt sie dann in der Regel innerhalb weniger Sekunden bis Minuten. |
| E-Mail öffnen | Öffnet dein E-Mail-Programm mit dem vorausgefüllten Text. |
| WhatsApp öffnen | Öffnet WhatsApp Web bzw. Click-to-Chat mit dem vorausgefüllten Text. |
Mit „Senden“ versendet coveto die E-Mail direkt. Du musst nicht zwischen Programmen wechseln, und die E-Mail ist automatisch beim Bewerber dokumentiert. Möchtest du sie lieber in deinem E-Mail-Programm weiterbearbeiten, klickst du wie gewohnt auf „E-Mail öffnen“.
Nach dem Klick auf „Senden“
- Die Karte zeigt eine Zustandspille: „Im Postausgang“, „Versendet“ oder „Versand fehlgeschlagen“. Ein Link führt direkt in den Postausgang.
- Solange die Nachricht noch wartet, kannst du sie mit „Zurücknehmen“ wieder stoppen.
- Den Task beim Bewerber legt coveto nach dem Versand automatisch an.
Weg 2: Nachricht in den Postausgang legen
Mit dem KI-Chat-Tool „Nachricht in den Postausgang legen“ darf cAIveto E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten für dich vorbereiten und direkt in den Postausgang legen. Dort prüfst, bearbeitest und gibst du sie frei.
Das Tool aktivierst du je Benutzer, siehe KI-Chat aktivieren.
cAIveto unterscheidet, ob du ihn bittest, eine E-Mail zu schreiben, oder ob er eine Nachricht in den Postausgang legen soll. Im cAIveto Team und bei Agenten empfehlen wir deshalb sinngemäß diese Formulierung:
Schreibe eine E-Mail an den Bewerber. Lege die Nachricht in den Postausgang.
Besonders hilfreich ist das in Teams und bei Agenten: Die KI bereitet Nachrichten im Hintergrund vor, auch wenn du gerade nicht im Chat bist. Du musst sie nur noch kontrollieren und freigeben.
Du bleibst für den Inhalt jeder Nachricht verantwortlich. Lies jede Nachricht vor der Freigabe. Was einmal freigegeben ist, verschickt coveto im Hintergrund, und das lässt sich nicht mehr zurücknehmen.
Welche Kanäle stehen zur Verfügung?
- E-Mail: Der Knopf „Senden“ steht zur Verfügung, wenn der E-Mail-Versand eingerichtet ist. Enthält der Vorschlag ein CC, setzt coveto diese Adresse beim Versand als Kopie.
- WhatsApp: Den Knopf „Senden“ gibt es nur mit eingerichteter WhatsApp-Anbindung über Timelines.ai. Ohne sie bleibt „WhatsApp öffnen“.
- SMS: SMS-Vorschläge macht die KI nur, wenn ein SMS-Gateway eingerichtet ist.
E-Mail-Import bei „E-Mail öffnen“
Verschickst du die E-Mail über „E-Mail öffnen“ aus deinem eigenen E-Mail-Programm und ist in coveto der E-Mail-Import konfiguriert, wird das BCC-Feld automatisch mit der Importadresse befüllt. So landet die gesendete E-Mail direkt in den Tasks des Bewerbers. Beim Versand über „Senden“ ist das nicht nötig, weil coveto den Task selbst anlegt.