📤 Der Postausgang: Ausgehende Nachrichten prüfen und freigeben
- Was ist der Postausgang?
- Wo finde ich den Postausgang?
- Knöpfe in der Werkzeugleiste
- Knöpfe in jeder Zeile
- Welchen Status kann eine Nachricht haben?
- Was passiert, wenn der Versand scheitert?
- Nachrichten der KI freigeben
- Versand planen: „Versenden ab“
- Wie viele Nachrichten gehen pro Stunde hinaus?
- Wer darf was?
- Datenschutz und Aufbewahrung
- Häufige Fragen
Alle Nachrichten, die coveto an Bewerber und Ansprechpartner verschickt, laufen ĂĽber den Postausgang. Hier siehst du, was gerade wartet, was schon verschickt wurde und was nicht zugestellt werden konnte. Nachrichten, die eine KI formuliert hat, gibst du hier frei.
Was ist der Postausgang?
E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten werden in coveto nicht mehr im selben Moment verschickt, in dem du auf „Senden“ klickst. coveto legt sie stattdessen in eine Warteschlange, den Postausgang. Ein Hintergrundprozess verschickt sie kurz danach, in der Regel innerhalb weniger Sekunden bis Minuten. Du musst dafür nichts tun und die Seite nicht offen lassen.
Im Postausgang landen Nachrichten aus:
- dem Formular „Nachricht senden“
- dem KI-Chat (Knopf „Senden“ unter einem Vorschlag)
- dem KI-Chat-Tool „Nachricht in den Postausgang legen“, mit dem cAIveto Nachrichten selbst vorbereitet und ablegt (siehe KI-Chat aktivieren)
- den cAIveto Agenten und dem cAIveto Team
- geplanten Absagen
- der Eingangsbestätigung
- Automatisierungen beim Statuswechsel oder bei einer Task-Art (z. B. „Telefonisch nicht erreicht“)
In welcher Situation eine Nachricht entstanden ist, zeigt die Herkunft der Nachricht (z. B. „Eingangsbestätigung“ oder „Automatisierung“).
Wo finde ich den Postausgang?
Du findest ihn in der Navigation unter „Postausgang“ (Papierflieger-Symbol).
Nachrichten, die auf deine Freigabe warten, zeigt dir zusätzlich die Kachel „Neues von cAIveto“ auf der Startseite, zum Beispiel „3 Nachrichten warten auf Ihre Freigabe“.
Beim Öffnen siehst du zunächst nur deine eigenen Nachrichten. Diese Einschränkung ist ein normaler Filter auf die Spalte „Benutzer“. Er steht sichtbar in der Filterbox, und du kannst ihn dort ändern oder entfernen.
Knöpfe in der Werkzeugleiste
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| „Nur meine“ / „Alle Benutzer“ | Schaltet den Filter auf die eigenen Nachrichten ein oder aus. |
| „Nur unfreigegebene“ | Zeigt nur Nachrichten, die noch auf eine Freigabe warten. |
| „Alle gefilterten freigeben“ | Gibt alle Nachrichten frei, die gerade gefiltert angezeigt werden. |
Knöpfe in jeder Zeile
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Orange Uhr | Die Nachricht wartet auf Freigabe. Ein Klick fĂĽhrt zur Freigabeseite. |
| GrĂĽner Haken | Die Nachricht ist freigegeben oder brauchte keine Freigabe. |
| Bearbeiten | Betreff, Text und Versandzeitpunkt einer noch wartenden Nachricht ändern. |
| Löschen | Die Nachricht aus dem Postausgang entfernen. Eine wartende Nachricht wird dann nicht verschickt. |
Wichtige Spalten sind unter anderem Empfänger, Kanal, Status, Freigegeben, Benutzer, Versenden ab, Gesendet am und Fehler.
Welchen Status kann eine Nachricht haben?
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Die Nachricht wartet auf den Versand. |
| Reserviert / Läuft | Die Nachricht wird gerade verschickt. |
| Gesendet | Die Nachricht wurde zugestellt. |
| Fehler | Der Versand ist endgültig gescheitert. Den Grund siehst du in der Spalte „Fehler“. |
| Abgebrochen | Den Empfänger gab es beim Versand nicht mehr (er wurde z. B. gelöscht). |
Was passiert, wenn der Versand scheitert?
- Scheitert ein Versuch, probiert coveto es nach 5 Minuten und dann nach 30 Minuten erneut.
- Nach dem dritten gescheiterten Versuch steht die Nachricht auf „Fehler“.
- Fehlt die Adresse oder passt kein Kanal, steht sie sofort auf „Fehler“.
Gescheiterte Nachrichten meldet coveto einmal täglich per E-Mail an den Keyuser. Diese E-Mail berücksichtigt alle Benutzer. Im Postausgang kannst du gescheiterte Nachrichten prüfen, ändern oder löschen.
Nachrichten der KI freigeben
Was ein Mensch selbst abschickt, ist sofort freigegeben. Das gilt für das Nachrichtenformular, den Senden-Knopf im KI-Chat, geplante Absagen und die Eingangsbestätigung.
Nachrichten, die eine KI selbständig einreiht, warten dagegen mit „Freigegeben = Nein“ im Postausgang. Das betrifft die cAIveto Agenten und das cAIveto Team. Keine Nachricht, die die KI formuliert hat, erreicht ohne deinen Klick einen Bewerber.
So gibst du Nachrichten frei:
- Öffne den Postausgang und klicke auf „Nur unfreigegebene“.
- Prüfe die Nachrichten. Bei Bedarf änderst du Betreff oder Text über „Bearbeiten“.
- Klicke in der Zeile auf die orange Uhr und gib die Nachricht auf der Freigabeseite frei. coveto zeigt dir dort noch einmal Kanal, Empfänger und Betreff. Erst mit „Jetzt freigeben“ wird die Nachricht verschickt. Oder
- gib alle wartenden Nachrichten der Liste auf einmal frei.
Lies die Nachrichten vor der Freigabe unbedingt durch. Was einmal freigegeben ist, verschickt coveto im Hintergrund, und das lässt sich nicht mehr zurücknehmen. Du bleibst für den Inhalt jeder Nachricht verantwortlich.
Versand planen: „Versenden ab“
Jede Nachricht kann einen Zeitpunkt „Versenden ab“ haben. Der Versand beginnt frühestens dann. Solange der Zeitpunkt nicht erreicht ist, kannst du die Nachricht über „Bearbeiten“ noch ändern oder löschen.
Geplante Absagen gehen am gewählten Absagedatum um 08:17 Uhr hinaus. Unter Bewerber » Geplante Absagen öffnet sich der Postausgang, vorgefiltert auf alle offenen Absagen aller Benutzer.
Wie viele Nachrichten gehen pro Stunde hinaus?
Je Kanal (E-Mail, SMS, WhatsApp) verschickt coveto höchstens 250 Nachrichten pro Stunde. Gezählt wird in einem rollierenden Fenster von 60 Minuten für das gesamte System, also für alle Benutzer zusammen. Eine Aussendung an 1.000 Bewerber verteilt sich damit über etwa vier Stunden.
Das Limit schützt deine Absenderdomain davor, als Spam eingestuft zu werden. Es lässt sich nicht ändern.
Wer darf was?
- Sehen dĂĽrfen alle Benutzer alle Nachrichten.
- Ändern, freigeben und löschen darf jeder nur seine eigenen Nachrichten. Administratoren dürfen alle.
- Nachrichten, bei denen niemand angemeldet war (z. B. eine automatische E-Mail bei einer Online-Bewerbung), gehören dem Keyuser. Du findest sie unter „Alle Benutzer“.
- Nachrichten aus einer Mission des cAIveto Teams gehören dem Benutzer, der die Mission gestartet hat. Nachrichten eines Agenten gehören dem Benutzer, der im Agenten hinterlegt ist.
Datenschutz und Aufbewahrung
- Wird ein Bewerber oder Ansprechpartner gelöscht, löscht coveto auch alle Nachrichten an ihn aus dem Postausgang: wartende, gescheiterte und gesendete.
- Gesendete und gescheiterte Nachrichten löscht coveto automatisch nach 90 Tagen.
Häufige Fragen
Warum ist meine Nachricht noch nicht beim Empfänger?
Prüfe im Postausgang den Status. „Offen“ heißt: Sie wartet noch, zum Beispiel wegen eines späteren „Versenden ab“, einer fehlenden Freigabe oder weil das Stundenlimit erreicht ist. Bei „Fehler“ steht der Grund in der Spalte „Fehler“.
Warum sehe ich die Nachricht eines Kollegen nicht?
Beim Öffnen ist der Filter auf deine eigenen Nachrichten gesetzt. Klicke auf „Alle Benutzer“ oder entferne den Filter „Benutzer“ in der Filterbox.
Wann entsteht der Task beim Bewerber?
Erst nach dem erfolgreichen Versand. Der Task nennt Kanal, Adresse und Text der Nachricht.
Kann ich eine Nachricht zurĂĽckholen?
Solange sie noch nicht verschickt ist, ja: Lösche sie im Postausgang. Im KI-Chat gibt es dafür zusätzlich den Knopf „Zurücknehmen“.
Wie bringe ich cAIveto dazu, eine Nachricht in den Postausgang zu legen?
Aktiviere für den Benutzer das KI-Chat-Tool „Nachricht in den Postausgang legen“ und formuliere sinngemäß: „Schreibe eine E-Mail an den Bewerber. Lege die Nachricht in den Postausgang.“
đź—Ł Support
Wenn du Fragen hast oder Unterstützung benötigst, wende dich gerne an den coveto Support.