WhatsApp-Recruiting in coveto: So richtest du die Schnittstelle ein

Mit der WhatsApp-Recruiting-Schnittstelle kannst du Bewerber direkt aus coveto über WhatsApp kontaktieren. Gleichzeitig werden die Chatverläufe automatisch in coveto gespeichert – so bleibt der gesamte Kommunikationsverlauf transparent für alle Beteiligten.

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die WhatsApp-Schnittstelle einrichtest und worauf du achten solltest.

✅ Voraussetzungen für die Einrichtung

Damit die WhatsApp-Schnittstelle in coveto funktioniert, benötigst du:

  1. Einen coveto-Tarif mit aktivierter WhatsApp-Recruiting-Schnittstelle (verfügbar im XL Tarif)
  2. Einen Account bei Timelines.ai (Kooperationspartner von coveto)
  3. Einen WhatsApp Business Account (aus Datenschutzgründen empfohlen)

Hinweis: WhatsApp Business muss auf einem Smartphone installiert sein.

⚙️ Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

1. Timelines.ai Account anlegen

  • Gehe in coveto zu Einstellungen → Schnittstellen → WhatsApp-Schnittstelle
  • Klicke dort auf den Link zur Buchung von Timelines.ai
  • Lege deinen Account bei Timelines.ai an. Wichtig ist, dass der Tarif über die Public API verfügt. → Es gibt eine 10-Tage-Testphase

2. WhatsApp mit Timelines.ai verbinden

  1. In Timelines.ai auf "WhatsApp Accounts" gehen
  2. Klicke auf "Connect WhatsApp Account"
  3. Wähle "Generate QR"
  4. Öffne WhatsApp Business auf deinem Smartphone
    • Navigiere zu Einstellungen → Verknüpfte Geräte
    • Tippe auf "Gerät hinzufügen"
  5. Scanne den QR-Code mit deinem Handy

3. API Token für coveto generieren

  1. In Timelines.ai:

    • Gehe zu Integrations → Public API
    • Klicke auf "Generate new token"

  2. Kopiere den generierten API-Token

  3. Wechsle zu coveto:

    • Füge den Token unter Einstellungen → WhatsApp-Schnittstelle ein

4. Webhook einrichten für eingehende Nachrichten

  1. In coveto:
    • Kopiere die Outbound Webhook URL (oben auf der WhatsApp-Schnittstellen-Seite)
  2. In Timelines.ai:
    • Gehe zu Webhooks
    • Klicke auf "Add endpoint"
    • Füge die kopierte Webhook-URL ein
    • Wähle bei Event type: message:new
    • Klicke auf "Add endpoint"

Jetzt werden eingehende und ausgehende WhatsApp-Nachrichten mit coveto synchronisiert.

5. Sofern noch nicht der Fall: Whatsappnummern bei Benutzern hinterlegen

Öffne die Benutzerverwaltung unter Einstellungen » Benutzer & Rechte: Benutzer und füge bei jedem Benutzer die WhatsApp-Nummer ein, die bei Timelines AI registriert ist.

💬 WhatsApp-Nachrichten in coveto senden

So kontaktierst du Bewerber über WhatsApp:

  1. Öffne einen Bewerberdatensatz in coveto
  2. Klicke auf den Knopf "Nachricht senden" (Papierflieger-Symbol)
  3. Verfasse deine Nachricht
  4. Wähle unter Versandart die Kanäle aus und bringe sie per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge:
    • Nur WhatsApp
    • WhatsApp und E-Mail, z. B. zuerst WhatsApp, dann E-Mail (wenn WhatsApp nicht zugestellt werden kann)
  5. Klicke auf "Nachricht senden"

Die Nachricht wird über den Postausgang verschickt. Zwischen zwei WhatsApp-Nachrichten lässt coveto etwa zwei Sekunden Abstand. Je Stunde gehen höchstens 250 WhatsApp-Nachrichten hinaus.

Hinweis: Anhänge gehen nur per E-Mail. Hängst du Dateien an, steht WhatsApp als Versandart nicht zur Verfügung.

WhatsApp aus dem KI-Chat

Mit eingerichteter Anbindung erscheint im KI-Chat unter jedem WhatsApp-Vorschlag der Knopf "Senden". Damit legst du die Nachricht direkt in den Postausgang. Mehr dazu im Artikel E-Mail-Versand und WhatsApp.

Best Practice: Nutze WhatsApp als bevorzugten Kanal, um Bewerber schnell und direkt zu erreichen.

🛑 Hinweise & Best Practices

  • Datenschutz: Nutze WhatsApp Business, um Bewerberkommunikation DSGVO-konform zu gestalten.
  • Testlauf: Nutze die 10-tägige Testphase von Timelines.ai, bevor du dich entscheidest.
  • Fehlermeldungen: Falls die Verbindung beim Scannen des QR-Codes fehlschlägt, versuche es erneut oder kontaktiere den Support.
  • Nachrichtenverlauf: Alle WhatsApp-Chats mit Bewerbern sind für coveto-Nutzer zentral einsehbar.
  • Nicht zugestellt? Prüfe im Postausgang den Status der Nachricht. Bei „Fehler“ steht dort der Grund.

📞 Support

Bei Fragen oder Problemen hilft dir unser Support-Team gerne weiter.

✅ Fazit

Die WhatsApp-Recruiting-Schnittstelle von coveto macht deine Bewerberkommunikation schneller, direkter und zentral verwaltbar. Mit der Anbindung an Timelines.ai ist die Integration einfach und effizient umzusetzen.

Nutze die Vorteile von WhatsApp in deinem Recruiting – direkt aus coveto heraus.