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cAIveto Agenten

Ein cAIveto Agent ist eine KI-Automatisierung: Sie beschreiben einmal einen Auftrag und legen fest, wann er laufen soll. Ab dann startet coveto automatisch im Hintergrund einen Chat, in dem cAIveto genau diesen Auftrag ausführt — jeden Morgen um 7 Uhr, jeden Montag, zum Monatsanfang oder immer dann, wenn im System etwas Bestimmtes passiert.

Sie finden die Agenten unter Einstellungen → KI-Funktionen → cAIveto Agenten [BETA].

• Was ist ein cAIveto Agent?
• Was passiert, wenn ein Agent startet?
• Agenten auf der Startseite: die Kachel „Meine cAIveto Agenten"
• Wie lege ich einen Agenten an?
• Wie gebe ich einem Agenten einen eigenen Avatar?
• Wer darf Agenten bearbeiten?
• Protokoll und Export
• Wann kann ein Agent starten? Die vier Kategorien
• Zu einer Uhrzeit
• An einem Tag
• Zu Beginn eines Monats
• Bei einem Ereignis
• Der Auslöser „Neuer Bewerber angelegt"
• Wie schreibe ich einen guten Prompt?
• Kann ein Agent Nachrichten an Bewerber verschicken?
• Warum kann ich einen Trigger nicht anhaken?
• Wie stoppe oder ändere ich einen Agenten?
• Häufige Fragen

Was ist ein cAIveto Agent?

Ein Agent besteht aus diesen Angaben:

Dazu kommt die Frage „Wann soll der Agent starten?" — die Trigger.

Was passiert, wenn ein Agent startet?

1. Der Trigger feuert (z. B. die Uhrzeit ist erreicht oder ein Bewerber wechselt den Status).
2. coveto startet einen neuen Chat im Namen des hinterlegten Benutzers. Erste Nachricht ist Ihr Prompt, danach folgt die Information, welcher Trigger ausgelöst hat.
3. cAIveto arbeitet den Auftrag ab und darf dabei dieselben KI-Werkzeuge nutzen wie im normalen Chat — also zum Beispiel Bewerber suchen, Jobs lesen oder Aufgaben anlegen, soweit der hinterlegte Benutzer das darf.
4. Der fertige Chat erscheint beim Benutzer auf der Startseite in der Kachel „Meine cAIveto Agenten" als ungelesener Chat.

Agenten auf der Startseite: die Kachel „Meine cAIveto Agenten"

Wenn Sie cAIveto-Agenten eingerichtet haben, zeigt die Startseite eine eigene Kachel „Meine cAIveto Agenten".

• Jeder Agent erscheint mit seinem Avatar und der Zahl der ungelesenen Chats, die er für Sie erstellt hat.
• Ein Klick auf den Agenten öffnet die Liste dieser Chats. Von dort rufen Sie jeden Chat direkt auf.
• Wenn Sie alles gesehen haben, klicken Sie auf „Alle als gelesen markieren".

Die Kachel können Sie wie alle anderen Kacheln verschieben oder ausblenden, siehe Startseite individuell gestalten.

Wie lege ich einen Agenten an?

Klicken Sie in der Agenten-Liste auf + Neu und füllen Sie das Formular aus:

1. Name vergeben, z. B. „Morgen-Briefing Neubewerbungen".
2. Benutzer wählen — die Chats landen bei dieser Person. Nur Administratoren können einen anderen Benutzer als sich selbst wählen.
3. Modell prüfen. Vorausgewählt ist Ihr Standard-Modell; für wiederkehrende Routinen ist ein Basis-Modell meist die richtige Wahl.
4. Prompt schreiben (siehe unten).
5. Unter „Wann soll der Agent starten?" eine Kategorie und darin die gewünschten Werte anhaken.
6. Speichern.

Wie gebe ich einem Agenten einen eigenen Avatar?

Jeder cAIveto-Agent, den Sie anlegen, hat einen Avatar, damit Sie alle Agenten leichter voneinander unterscheiden können.

1. Öffnen Sie unter Einstellungen den Punkt cAIveto-Agenten und bearbeiten Sie den gewünschten Agenten.
2. Ein Button öffnet eine Übersicht aller möglichen Avatare.
3. Ein Klick wählt den Avatar aus.

Bei den wichtigen Persönlichkeiten führt der Link „Wer ist das?“ zum Wikipedia-Artikel. Mit dem Update vom 26. Oktober 2026 sind vier neue Avatare hinzugekommen.

Der Avatar wird in der Kachel „Meine cAIveto Agenten" auf der Startseite angezeigt.

Wer darf Agenten bearbeiten?

• Agenten anderer Benutzer bearbeiten nur Administratoren.
• Alle anderen bearbeiten nur ihre eigenen Agenten. So lässt sich kein Agent mehr im Namen eines Kollegen einrichten.
• Die Liste zeigt, welchem Benutzer ein Agent zugewiesen ist.

Protokoll und Export

• Jede Änderung an einem Agenten wird mit Benutzer, Zeitpunkt und vollständigem Prompt protokolliert.
• Administratoren exportieren alle Agenten mit ihren Prompts als Word-Datei, etwa für die Dokumentation oder die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Wann kann ein Agent starten? Die vier Kategorien

Ein Agent hört auf genau eine der vier Kategorien, darf darin aber mehrere Werte auswählen.

Zu einer Uhrzeit

Täglich zur gewählten Uhrzeit (Serverzeit). Mehrfachauswahl möglich — ein Agent kann also z. B. um 08:00 und um 17:00 laufen.

Es gibt bewusst eine eigene Auswahl je Stunde statt eines einzelnen „stündlich": Jeder Lauf erzeugt einen neuen Chat, und niemand möchte 24 ungelesene Chats pro Tag. Wenn Sie wirklich stündlich arbeiten wollen, haken Sie einfach alle 24 Stunden an.

An einem Tag

Wöchentlich am gewählten Wochentag — z. B. jeden Montag eine Zusammenfassung für das Team-Meeting. Auch hier ist Mehrfachauswahl möglich.

Zu Beginn eines Monats

Einmal im Monat, am Monatsersten. Ideal für Monatsauswertungen und Reporting.

Bei einem Ereignis

Der Agent reagiert auf Vorgänge im System:

• Neuer Bewerber angelegt — für alles, was bei einer neuen Bewerbung passieren soll (siehe unten)
• Neue Firma angelegt
• Firmenstatus geändert auf … — Sie wählen den konkreten Zielstatus
• Bewerberstatus geändert auf … — Sie wählen den konkreten Zielstatus

Die Statuswechsel sind zielgenau: Der Agent läuft nur, wenn der Status auf genau den von Ihnen angehakten Wert wechselt — nicht bei jeder beliebigen Statusänderung und nicht bei jedem Speichern.

Der Auslöser „Neuer Bewerber angelegt"

Dieser Auslöser ist eigens für neue Bewerbungen gedacht.

Geht eine Online-Bewerbung ein, dauert es einige Sekunden, bis alle Arbeiten im Hintergrund erledigt sind — etwa bis Lebenslauf und Zeugnisse ausgelesen sind und cAIveto zur Verfügung stehen. Legen Sie einen Bewerber von Hand an, speichern Sie ihn oft zuerst und laden die Dokumente erst danach hoch.

Der Auslöser wartet deshalb ab, bis die Dokumente hochgeladen und verarbeitet sind, im Zweifel bis zu 60 Minuten. Erst dann wird cAIveto aktiv. Ihr Agent arbeitet so mit dem vollständigen Bewerberprofil und nicht mit einem halb leeren Datensatz.

Wie schreibe ich einen guten Prompt?

Der Prompt ist ein normaler Chat-Auftrag — nur eben einer, der immer wieder ausgeführt wird. Bewährt hat sich:

• Konkret sagen, was passieren soll. „Suche alle Bewerber, die seit mehr als 14 Tagen im Status ‚Warten auf Unterlagen' stehen, und lege für jeden eine Wiedervorlage an."
• Das Ergebnisformat vorgeben. „Antworte als kurze Liste mit Name, Job und Datum."
• Sagen, was bei ‚nichts gefunden' passieren soll. „Wenn es keine Treffer gibt, antworte nur mit ‚Nichts zu tun'."
• Bei Ereignis-Triggern können Sie sich auf den auslösenden Datensatz beziehen — cAIveto bekommt die Information über den Trigger automatisch mitgeliefert.

Kann ein Agent Nachrichten an Bewerber verschicken?

Ja, aber nie ohne Freigabe durch einen Menschen. Mit dem KI-Chat-Tool „Nachricht in den Postausgang legen" kann ein Agent E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten in den Postausgang legen. Dort warten sie mit „Freigegeben = Nein“.

• Das Tool muss für den im Agenten hinterlegten Benutzer aktiviert sein, siehe KI-Chat aktivieren.
• Der Agent verschickt nur dann Nachrichten, wenn der Versand ausdrücklich im Prompt steht. Wir empfehlen sinngemäß diese Formulierung: „Schreibe eine E-Mail an den Bewerber. Lege die Nachricht in den Postausgang.“ Sonst formuliert er nur Vorschläge im Chat.
• Die Nachrichten gehören dem Benutzer, der im Agenten hinterlegt ist. Er gibt sie im Postausgang frei, einzeln über die orange Uhr oder gesammelt über „Nur unfreigegebene“ und „Alle gefilterten freigeben“.
• Erst nach der Freigabe verschickt coveto die Nachrichten.

Warum kann ich einen Trigger nicht anhaken?

Jeder Trigger hat eine Obergrenze, wie viele Agenten ihn gleichzeitig abonnieren dürfen. Das schützt Ihr Credit-Kontingent und die Systemlast. Ist die Grenze erreicht, ist der Eintrag ausgegraut und coveto zeigt den Grund an — „Von N Agenten abonniert" bzw. „Bereits von einem anderen Agenten abonniert".

Ereignisbasierte Trigger haben die strengeren Grenzen, weil sie beliebig oft feuern können — die Zeit-Trigger takten sich dagegen von selbst.

Gezählt werden alle Agenten, auch inaktive. Wenn Sie einen Platz freigeben wollen, entfernen Sie das Häkchen beim anderen Agenten; ihn nur auf „Aktiv = Nein" zu stellen genügt nicht.

Wie stoppe oder ändere ich einen Agenten?

• Vorübergehend anhalten: Agent öffnen, Aktiv auf Nein stellen, speichern. Der Agent bleibt erhalten, läuft aber nicht mehr.
• Dauerhaft entfernen: Agent löschen. Seine Trigger-Abos werden dabei mit entfernt und die Plätze wieder frei.
• Ändern: Prompt, Modell, Benutzer, Avatar und Trigger lassen sich jederzeit anpassen. Die Änderung gilt ab dem nächsten Lauf; bereits erzeugte Chats bleiben unverändert. Agenten anderer Benutzer ändern nur Administratoren. Jede Änderung wird protokolliert.

Häufige Fragen

Ich möchte alle neuen Bewerbungen analysieren. Welchen Auslöser nehme ich?
Den Auslöser „Neuer Bewerber angelegt". Er wartet bis zu 60 Minuten, bis die Dokumente hochgeladen und verarbeitet sind, und startet den Agenten erst dann. Verwenden Sie dafür nicht den Bewerberstatus als Auslöser. Einen zeitbasierten Auslöser als Umweg brauchen Sie nicht mehr.

Warum startet mein Agent bei einer neuen Bewerbung nicht sofort?
Der Auslöser „Neuer Bewerber angelegt" wartet, bis die Dokumente des Bewerbers hochgeladen und verarbeitet sind. Das kann bis zu 60 Minuten dauern.

Wo finde ich die Agenten-Einstellungen? Unter Einstellungen → KI-Funktionen → cAIveto Agenten [BETA]. Standardmäßig haben nur Administratoren Zugriff darauf; die Freigabe steuern Sie über die Rechteverwaltung.

Kann ich den Agenten eines Kollegen bearbeiten? Nur als Administrator. Alle anderen Benutzer bearbeiten nur ihre eigenen Agenten.

Wie dokumentiere ich unsere Agenten, z. B. für den Datenschutzbeauftragten? Administratoren exportieren alle Agenten mit ihren Prompts als Word-Datei. Außerdem wird jede Änderung an einem Agenten mit Benutzer, Zeitpunkt und vollständigem Prompt protokolliert.

Wo sehe ich, was ein Agent gemacht hat? Jeder Lauf ist ein ganz normaler Chat. Er gehört dem im Agenten hinterlegten Benutzer und erscheint bei ihm auf der Startseite in der Kachel „Meine cAIveto Agenten", außerdem im Chat-Verlauf — dort mit Roboter-Symbol und einem „Neu"-Hinweis, solange er ungelesen ist.

Warum startet mein Agent nicht? Prüfen Sie der Reihe nach: Ist der Agent auf Aktiv = Ja? Ist der hinterlegte Benutzer noch aktiv und für die KI-Funktionen freigeschaltet? Ist ein Trigger angehakt? Ist das Monatskontingent aufgebraucht? Und bei Statuswechseln: Wurde wirklich auf den abonnierten Zielstatus gewechselt?

Kann ein Agent auf eine Uhrzeit UND auf ein Ereignis reagieren? Nein. Ein Agent gehört zu genau einer Kategorie. Legen Sie dafür einfach einen zweiten Agenten mit demselben Prompt an.

Was passiert, wenn mein Monatskontingent aufgebraucht ist? Der Lauf geht nicht verloren. coveto versucht es in Abständen erneut, sobald wieder Credits verfügbar sind.

Wie viel verbraucht ein Agent? Das hängt vom Auftrag und vom gewählten Modell ab. Neben dem Modell im Formular steht der Credit-Faktor. Da ein Agent regelmäßig läuft, multipliziert sich der Verbrauch mit der Häufigkeit — ein stündlicher Agent läuft 720-mal im Monat. Mehr dazu unter KI-Modelle.

Kann ein Agent Daten in coveto verändern? Ja, im Rahmen der Rechte des hinterlegten Benutzers und der für ihn freigegebenen KI-Werkzeuge. Wenn Sie das nicht möchten, hinterlegen Sie einen Benutzer mit eingeschränkten Rechten und formulieren Sie den Prompt rein lesend („Fasse zusammen …" statt „Ändere …").

Verschickt ein Agent Nachrichten, ohne dass ich es merke? Nein. Nachrichten eines Agenten warten immer im Postausgang auf Ihre Freigabe. Keine Nachricht, die die KI formuliert hat, erreicht ohne diesen Klick einen Bewerber.

Warum bekomme ich mehrere Chats statt einem? Jeder Trigger-Lauf erzeugt einen eigenen Chat. Wenn Sie mehrere Uhrzeiten oder Wochentage angehakt haben, entsteht pro Auslösung ein Chat.

Was ist der Unterschied zwischen einem Agenten und dem cAIveto Team? Ein Agent führt einen Auftrag zeit- oder ereignisgesteuert aus — meist auf der Gesamtsicht Ihrer Daten. Das cAIveto Team führt denselben Auftrag einmalig für viele ausgewählte Datensätze aus, also ein cAIveto je Bewerber, Firma oder Job.