In diesem Artikel erfahren Sie, wie Bewerberdaten im Bewerbermanagementsystem coveto gelöscht werden – vollständig DSGVO-konform und manuell steuerbar. Der Artikel erklärt, wie die Speicherungsfrist eingestellt wird, was die sogenannte Löschliste ist und welche Schritte notwendig sind, um Kandidaten endgültig aus dem System zu entfernen.
Wichtig zu wissen:
coveto löscht Bewerber, Kunden und Ansprechpartner niemals automatisch. Die Verantwortung für die Löschung liegt beim Nutzer bzw. beim Unternehmen selbst.
Eine Ausnahme gilt für den Postausgang: Gesendete und gescheiterte Nachrichten löscht coveto dort automatisch nach 90 Tagen (siehe unten).
Trotz fehlender automatischer Löschung verpflichtet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Unternehmen dazu, personenbezogene Daten – wie Bewerberdaten – nach Ablauf einer angemessenen Speicherfrist zu löschen.
Diese Speicherfrist kann in coveto individuell eingestellt werden.
So legen Sie die gewünschte Speicherfrist fest:
Hinweis: Die eingetragene Speicherfrist muss mit Ihrer Datenschutzerklärung übereinstimmen. Lassen Sie sich dazu unbedingt von Ihrem Datenschutzbeauftragten beraten – coveto kann und darf keine Rechtsberatung leisten.
Nach Ablauf der festgelegten Speicherfrist (z. B. 4 Monate nach einer Absage) wird der Kandidat automatisch auf die sogenannte Löschliste gesetzt.
Diese Liste enthält alle Bewerber, die laut Ihrer Einstellung nun gelöscht werden sollten, aber noch nicht gelöscht wurden.
Sie finden Hinweise zur Löschliste an zwei Stellen:
Sie können theoretisch jeden Kandidaten auf der Liste nochmals prüfen, bevor Sie die Löschung durchführen.
Achtung: Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen. Einmal gelöschte Kandidaten lassen sich auch vom coveto-Team nicht wiederherstellen.
Wenn Ihnen auffällt, dass sich ein Bewerber auf der Löschliste befindet, den sie nicht löschen wollen, können Sie den Bewerber mit dem Stift öffnen, in den Bereich "Einstellung & Absage" gehen und dann auf "Absage abbrechen" klicken. Er verschwindet dann von der Löschliste.
Beim Löschen eines Bewerbers werden automatisch alle Tasks gelöscht, die ausschließlich zu diesem Bewerber gehören.
Tasks, die zusätzlich mit einer Firma oder einem Entscheider / Ansprechpartner verknüpft sind (z. B. ein Profilversand-Task), bleiben standardmäßig bestehen.
Mit der Einstellung „Tasks beim Löschen eines Bewerbers vollständig löschen“ (unter Einstellungen → DSGVO & AGG: Löschliste und Protokoll) können Sie festlegen, dass auch diese verknüpften Tasks mitgelöscht werden:
Hinweis: Stimmen Sie die Einstellung unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab – coveto kann und darf keine Rechtsberatung leisten.
Der Schalter greift bewusst nur beim Löschen eines Bewerbers – nicht beim Löschen einer Firma oder eines Entscheiders.
Tipp: In Kombination mit der Einstellung „Persönliche Daten in Tasks“ (Einstellungen → DSGVO & AGG: Personenbezogene Daten) ergeben sich zwei typische Profile: Wer Tasks als Nachweis behalten muss, kann stattdessen die Namen in den Tasks unterdrücken. Wer Bewerber restlos löscht, kann die Namen in Tasks anzeigen lassen.
Gelöschte Tasks werden auch aus dem Task-Log und der Schnellsuche entfernt und sind dort nicht mehr auffindbar.
Wird ein Bewerber oder Ansprechpartner gelöscht, löscht coveto auch alle Nachrichten an ihn aus dem Postausgang: wartende, gescheiterte und bereits gesendete. Eine Nachricht, die zu diesem Zeitpunkt noch wartet, wird also nicht mehr verschickt. Das gilt auch für Nachrichten aus dem KI-Chat.
Unabhängig davon löscht coveto gesendete und gescheiterte Nachrichten im Postausgang automatisch nach 90 Tagen.
Zu jedem Bewerber führt coveto zusätzlich einen Bewerber-Analytics-Datensatz. Dieser Datensatz ist entpersonalisiert und bleibt dauerhaft im System – auch nach der endgültigen Löschung des Bewerbers.
Name, Kontaktdaten, Dokumente und alle weiteren persönlichen Angaben sind nach der Löschung weg. Erhalten bleibt ein Rumpfdatensatz mit diesen Werten:
Der Zweck ist statistischer Natur: Ohne diese Werte würden Auswertungen über längere Zeiträume ihre Aussagekraft verlieren, sobald ältere Bewerber gelöscht sind.
➡️ Mehr zum Feld Bewerbungsverfahren: Das Feld „Bewerbungsverfahren“ beim Bewerber
Kandidaten werden nur dann auf die Löschliste gesetzt, wenn sie korrekt abgesagt wurden.
Nur über diese Maske (oder über die Sammelabsage, siehe unten) wird die Speicherfrist gestartet und die spätere Löschung vorbereitet.
Mehrere Bewerber auf einmal löschen Sie über die Löschliste. Dort landen nur abgesagte Bewerber. Sagen Sie den Bewerbern deshalb zuerst gesammelt ab, damit Sie sie anschließend mit einem Klick löschen können.
Gehen Sie auf Bewerber → Bewerber anzeigen.
Filtern Sie über den Suchfilter alle Bewerber aus Ihrer Datenbank heraus, die Sie löschen möchten.
Erhöhen Sie bei Bedarf die Anzahl der Bewerber pro Seite. Standardmäßig zeigt coveto 25 Datensätze pro Seite. Über „Anzeige“ oberhalb der Tabelle stellen Sie per Schieberegler bis zu 500 ein.
Hinweis: Die Absage gilt nur für die Bewerber, die auf der aktuellen Seite angezeigt werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass alle betroffenen Bewerber auf einer Seite stehen.
Klicken Sie oben auf „Tools“ und wählen Sie „Absagen“.
Wählen Sie unter „Per E-Mail senden“ die Option „Keine E-Mail“, damit die Bewerber keine Nachricht erhalten.
Tragen Sie im Feld „Versenden am“ ein vergangenes Datum ein – mindestens so weit zurück, dass die Speicherfrist bereits abgelaufen ist (z. B. 05.07.2024).
Speichern Sie die Absage.
Nach kurzer Zeit erscheinen diese Kandidaten auf der Löschliste und können dort vollständig gelöscht werden.
➡️ Mehr zur Sammelabsage: Mehreren Bewerbern gleichzeitig absagen
Neben der Speicherfrist für Bewerberdaten kannst du in coveto auch für Dokumente (z. B. Anhänge, Unterlagen) individuelle Löschfristen hinterlegen. So stellst du sicher, dass auch Dateien datenschutzkonform nach Ablauf der definierten Frist entfernt werden.
Die Löschfrist für spezielle Dokumente musst du direkt beim Dokument eintragen. Dafür musst du beispielsweise im Bewerberdatensatz ein Dokument mit dem Stift-Icon öffnen und dann im Feld Löschfrist (Monate) einen Wert hinterlegen.
Nach Ablauf der hinterlegten Löschfrist kannst du betroffene Dateien über Werkzeuge » Dokumente löschen gezielt entfernen:
So hast du die volle Kontrolle darüber, welche Dateien wann entfernt werden, ohne ganze Bewerberdatensätze löschen zu müssen.
Hinweis: Auch Dateilöschungen sind nicht rückgängig zu machen. Prüfe die Liste sorgfältig, bevor du Dokumente entfernst.
Diese Vorkehrungen sichern eine saubere Dokumentation und sind bereits Teil des coveto-Onboardings.
Mit der Löschliste und den frei definierbaren Speicherfristen stellt coveto sicher, dass Sie Bewerberdaten DSGVO-konform und nachvollziehbar löschen können – aber niemals automatisch.
Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Nutzen Sie die Funktion regelmäßig, um Ihr System aktuell und rechtssicher zu halten.
Bei weiteren Fragen steht Ihnen der coveto Support jederzeit zur Verfügung.