Wie verhindere ich, dass personenbezogene Daten in Systemmails und Tasks stehen?

ℹ️ Die zugehörige Einstellungsseite in coveto heißt „Personenbezogene Daten“ – sie hieß früher „E-Mail-Datenschutz“ und wurde umbenannt, da sie jetzt neben den Systemmails auch die automatisch erzeugten Tasks abdeckt.

📄 Beschreibung

In coveto kannst du festlegen, ob personenbezogene Daten – z. B. der Name eines Bewerbers – in automatisch versendeten System-E-Mails und in automatisch erzeugten Tasks enthalten sein dürfen.

🔍 Wo finde ich die Einstellungen?

Einstellungen → DSGVO & AGG → Personenbezogene Daten

Dort gibt es zwei Einstellungen:

Personenbezogene Daten in E-Mails zulassen (Systemmails)
Persönliche Daten in Tasks

⚙️ Einstellung 1: Personenbezogene Daten in Systemmails

Diese Einstellung betrifft ausschließlich Systembenachrichtigungen, also automatisch generierte E-Mails des Systems.

Wenn aktiviert

Systemmails enthalten personenbezogene Daten (z. B. Bewerbername)

Wenn deaktiviert

Systemmails enthalten keine personenbezogenen Daten
Stattdessen wird z. B. anstelle des Bewerbernamens lediglich die ID des Datensatzes ausgespielt.

📧 Beispiele betroffener Systemmails

Benachrichtigung über den Eingang einer Bewerbung
Information an Entscheider über eine neue Bewertungsrunde

⚙️ Einstellung 2: Persönliche Daten in Tasks

Hier legst du fest, ob automatisch erzeugte Tasks personenbezogene Daten (z. B. Namen von Bewerbern, Entscheidern oder Firmen) enthalten dürfen.

Wenn der Schalter auf „Ja“ steht

Automatisch erzeugte Tasks enthalten wie gewohnt die Namen im Klartext.

Wenn der Schalter auf „Nein“ steht

Automatisch erzeugte Tasks enthalten nur noch IDs statt Namen, z. B.: „Profilversand von Bewerber #4711 an Entscheider #88 von der Firma #12“
Beim Profilversand wird statt der Liste der angehängten Dateien nur noch die Anzahl der Anhänge in den Task geschrieben (Dateinamen enthalten oft den Namen des Bewerbers).
Ändert ein Entscheider im Entscheider-Extranet Bewerberdaten, werden im Task nur noch die Feldbezeichnungen protokolliert – nicht mehr der alte und der neue Wert.

Was ändert sich nicht?

Von Hand eingetippte Texte in Tasks bleiben unberührt.
Tasks aus E-Mail-Import, Absagen, Nachrichten und WhatsApp bleiben unverändert – dort steckt der Personenbezug im Freitext.
Die versendete E-Mail selbst (z. B. die Profilversand-Mail an den Entscheider) ändert sich nicht. Der Schalter betrifft nur den Task in coveto.
Bereits bestehende Tasks werden durch das Umstellen nicht nachträglich verändert.

💡 Hinweis für Bestandskunden

Nach dem Update steht der Schalter auf „Ja“ – das Verhalten bleibt also zunächst unverändert. Wenn keine Namen in automatischen Tasks stehen sollen, stelle den Schalter selbst auf „Nein“.

✅ Wann sollten die Optionen deaktiviert werden?

Eine Deaktivierung ist besonders sinnvoll, wenn:

E-Mail-Kommunikation unternehmensseitig als unsicher eingestuft wird
interne Datenschutzrichtlinien dies verlangen
personenbezogene Daten grundsätzlich nicht per Mail versendet oder in Tasks gespeichert werden dürfen
Tasks als Nachweis lange aufbewahrt werden (z. B. bei Personaldienstleistern – siehe auch die Einstellung „Tasks beim Löschen eines Bewerbers vollständig löschen“)

💡 Hinweis

Die Einstellungen betreffen nur automatisch generierte Inhalte
Manuell versendete E-Mails und manuell geschriebene Tasks sind nicht betroffen
Die Entscheidung liegt vollständig beim Kunden und kann jederzeit angepasst werden