Vorstellungsgespräche effizient planen mit dem Terminorganizer in coveto

Der Terminorganizer in coveto ist ein praktisches Werkzeug, um Vorstellungsgespräche und andere Termine direkt im System zu planen und an Kandidaten sowie Entscheider zu senden. In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du Termine korrekt anlegst, worauf du achten solltest und welche Funktionen dir zur Verfügung stehen.

🗓️ Was ist der Terminorganizer?

Mit dem Terminorganizer kannst du:

  • Vorstellungsgespräche direkt im Bewerberprofil planen
  • Teilnehmer (z. B. Entscheider) hinzufügen
  • Terminbestätigungen per E-Mail inkl. ICS-Datei versenden
  • Alle Termine übersichtlich im Kalender einsehen
  • Entscheider automatisch über das Extranet informieren

🔧 Termin anlegen – Schritt für Schritt

1. Kandidat auswählen

  1. Navigiere zu „Bewerber“ → „Bewerber anzeigen“.
  2. Suche den gewünschten Kandidaten (z. B. Susi Sonnenschein).
  3. Öffne das Profil mit dem Stiftsymbol.

2. Termin erstellen

  1. Scrolle nach unten zum Abschnitt „Termine“.
  2. Klicke auf „+ Neu“, um einen neuen Termin anzulegen.

3. Details eintragen

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

  • Datum und Uhrzeit (z. B. 03.04. um 15:30 Uhr)
  • Dauer in Minuten (z. B. 60 Minuten)
  • Titel des Termins (z. B. Vorstellungsgespräch)
  • Ort (Adresse oder z. B. Teams-/Zoom-Link)
  • Beschreibung (z. B. „Bitte 15 Minuten vorher bei Pforte 1 melden.“)

Hinweis: Verwende keine Platzhalter wie %SGGT%, da der Terminorganizer diese nicht interpretieren kann. Es erscheint sonst eine Fehlermeldung.

4. Teilnehmer hinzufügen

  • Wähle zusätzliche Ansprechpartner (z. B. Entscheider wie Thomas Günther, Peter Muster).
  • Entferne dich selbst als Benutzer, wenn du nicht am Termin teilnimmst – sonst erscheinst du in der E-Mail als Teilnehmer.

5. Weitere Optionen

  • Absender ändern: Optional kann ein anderer Benutzer als Absender gewählt werden.
  • Interne Notiz: Freitextfeld zur eigenen Info (z. B. „VG ist recht kurzfristig“).

6. Speichern und Versenden

  • Klicke auf „Speichern“.
  • Der Termin wird gespeichert und eine Bestätigungs-E-Mail an Kandidat und Ansprechpartner versendet (inkl. ICS-Datei zum Kalenderimport).

📬 So sieht die Terminbestätigung aus

Die Bestätigungsemail ist keine persönliche Nachricht, sondern enthält automatisch generierte Inhalte wie:

„[Name] lädt Sie zu einem Termin ein“

Wichtige Hinweise (z. B. Anfahrt, Kleidung) solltest du daher immer in die Beschreibung schreiben.

🔄 Nachträgliche Bearbeitung und Funktionen

Im Termin selbst findest du zusätzliche Funktionen:

  • „Einladung erneut senden“
  • „Erinnerung senden“ (z. B. 1–2 Tage vorher)
  • „Termin absagen“

Diese Funktionen erreichst du sowohl im Kandidatenprofil als auch im globalen Kalender (Navigationsleiste → Kalendersymbol).

📅 Der Terminkalender im Überblick

  • Übersicht über alle geplanten Termine
  • Blaue Markierung zeigt Termine an
  • Zugriff auf Details, Erinnerungsfunktion, oder Terminbearbeitung

Über die drei Punkte im Kalender kannst du direkt auf Stammdaten von Teilnehmern zugreifen.

👨‍💼 Entscheider-Integration

  • Wenn ein Entscheider im Termin eingetragen ist, sieht er den Termin auch im Entscheider-Extranet.
  • Dort kann er Dokumente einsehen, Kommentare lesen und sich optimal vorbereiten.

⚙️ Technische Hinweise & Einschränkungen

  • Keine Platzhalter in Beschreibung möglich
  • Keine Synchronisation mit Outlook oder Google Kalender

Ⓜ️Microsoft 365 Integration / MS Teams Termine

Wenn coveto mit Microsoft 365 verbunden ist (Anleitung), können über den Termin Organizer auch direkt Outlook Termine angelegt werden. Dies hat gegenüber dem "normalen" Termin Organizer folgende zusätzliche Vorteile:

  • Bei den eingeladenen Personen, die über Outlook verfügen, wird der Termin direkt in den Kalender eingetragen und muss nicht erst dorthin übernommen werden
  • Auf Wunsch kann zu dem Termin auch ein MS Teams Link erzeugt werden
  • Beim Einstellen des Termins sieht man direkt bei allen Ansprechpartnern/Benutzern, deren Account mit ihrem Microsoft Konto verknüpft ist, wann sie an dem gewählten Tag bereits Termine haben (Klicke dazu auf "Verfügbarkeit prüfen")
  • Änderungen am Termin können in coveto vorgenommen werden und werden automatisch in den Outlook Termin übernommen
  • Wenn der Termin über coveto abgesagt wird, wird er direkt aus dem Outlook Kalender entfernt

✅ Vorteile auf einen Blick

  • Einheitliche Terminplanung in coveto
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigung mit Kalenderdatei
  • Alle Termine zentral im Kalender einsehbar
  • Entscheider sehen relevante Infos im Extranet
  • Spart Zeit & sorgt für professionelle Kommunikation

❓ Fragen & Support

Du hast Fragen zur Terminplanung in coveto oder möchtest Unterstützung bei der Einrichtung?
Dann kontaktiere unser Support-Team – wir helfen dir gerne weiter.

Vielen Dank fürs Lesen – viel Erfolg bei der Terminplanung!