*Ein Mandant ermöglicht die Datentrennung innerhalb einer coveto-Installation. Nutzer sehen dabei nur die Stellen, Bewerber und Firmenkunden, die ihrem Mandanten zugeordnet sind.
Typisches Beispiel: Die Ausbildungsabteilung und das Fachkräfte-Recruiting nutzen dieselbe coveto-Installation, sehen aber jeweils nur ihre eigenen Daten.*
Nein – Mandanten sind optional. Du musst keinen einzigen Mandanten anlegen. Die meisten coveto-Installationen arbeiten vollständig ohne Mandanten.
Ohne Mandanten sehen alle Benutzer alle Stellen, Bewerber und Firmenkunden. Das ist der Standardfall und für die meisten Unternehmen genau richtig.
Lege nur dann Mandanten an, wenn du Daten voneinander trennen willst – also wenn bestimmte Benutzer bestimmte Stellen, Bewerber oder Firmenkunden nicht sehen sollen. Brauchst du keine Datentrennung, kannst du das Thema Mandanten komplett ignorieren.
Hinweis: Die Mandantenfunktion steht im coveto XL-Tarif zur Verfügung.
Mandanten sind nicht dafür gedacht, rechtlich eigenständige Unternehmen innerhalb einer Installation zu verwalten. Personaldienstleister mit mehreren Kundenunternehmen sollten stattdessen separate Installationen nutzen.
| Bereich | Unterstützung | Hinweis |
|---|---|---|
| Jobs & Bewerber | ✅ Vollständig | Vollständige Datentrennung nach Mandant |
| Signaturen | ✅ Vollständig | Pro User eine persönliche Signatur möglich |
| Firmenkunden & Ansprechpartner | ✅ Vollständig | Z. B. nur Firmen einer bestimmten Branche/Region sichtbar |
| E-Mail-Import | ✅ Vollständig | Pro User ein Postfach möglich (unabhängig von Mandant/Tarif) |
| Recruiting-Dashboard | ⚠️ Teilweise | Statusarten einheitlich; Daten je nach Mandant gefiltert |
| Firmen-Dashboard | ⚠️ Teilweise | Statusarten einheitlich; Daten je nach Mandant gefiltert |
| CI-Farben / Branding | ⚠️ Teilweise | Ein Farbschema je Installation; Stellenanzeigendesign je Mandant möglich |
| Logos / Bilder | ⚠️ Teilweise | Ein Logo/Favicon/Hintergrundbild je Installation; Google for Jobs Logo je Mandant |
| Kalenderabgleich (MS 365) | ⚠️ Teilweise | Übergreifend bei gleicher Domain oder gemeinsamem Tenant |
| SSO | ⚠️ Teilweise | Wie Kalenderabgleich: Domain- oder Tenant-übergreifend konfigurierbar |
| Berichte & Statistiken | ❌ Nicht getrennt | Zugriff über Rechtevergabe steuerbar; dann aber alle Daten sichtbar |
| FastFills | ❌ Nicht getrennt | Einheitlich für alle User |
| E-Mail-Vorlagen | ❌ Nicht getrennt | Einheitlich; Individualität entsteht über die Signatur des Users |
| Automatisierung | ❌ Nicht getrennt | Ideal, wenn im gesamten Unternehmen gleiche Prozesse gelten sollen |
| Administration | ❌ Nicht getrennt | Einheitlich für alle User |
Signaturen Jeder User kann eine eigene Signatur hinterlegen. Die Individualität in der E-Mail-Kommunikation entsteht über die persönliche Signatur – nicht über getrennte E-Mail-Vorlagen.
Jobs & Bewerber Vollständige Datentrennung möglich. Beispiel: Die Verantwortliche für Auszubildende sieht ausschließlich die Azubi-Stellen und Bewerbungen darauf.
Firmenkunden & Ansprechpartner Auch hier ist Mandantentrennung möglich. Beispiel: Ein User sieht nur die Firmenkunden seiner Branche oder Region.
Recruiting-Dashboard & Recruitingprozess Die Bewerberstatus sind für alle User gleich – es gibt kein separates Dashboard pro Mandant. Der Unterschied: Jeder User sieht nur die Bewerber, die seinem Mandanten zugeordnet sind.
Firmen-Dashboard Analog zum Recruiting-Dashboard: Statusarten sind einheitlich, jeder User sieht nur die Firmen seines Mandanten.
Berichte & Statistiken Keine Mandantentrennung. Der Zugriff auf Reports kann über die Rechtevergabe gesteuert werden – der berechtigte User sieht dann aber alle Daten.
FastFills, E-Mail-Vorlagen, Automatisierung, Administration Keine Mandantentrennung. Vorlagen (z. B. ein Absagetext) sind für alle sichtbar und nutzbar. Das ist bewusst so: Mandanten sind ideal, wenn im gesamten Unternehmen dieselben Prozesse und Standards gelten sollen.
E-Mail-Import Jeder User kann ein eigenes Postfach erhalten – unabhängig von Mandantenzuordnung und Tarif. Voraussetzung ist ein IMAP-fähiges Postfach mit Basic Authentication, das du selbst bereitstellst. Bei sehr großen Installationen besteht außerdem die Möglichkeit, dass coveto diese Postfächer hostet – sprich uns gerne an.
CI-Farben & Branding Pro Installation gibt es ein einheitliches Farbschema, das für Stellenportal, Entscheider-Extranet und Bewerbungsformular gilt. Das Stellenanzeigendesign auf der Jobdetail-Ansicht kann jedoch je Mandant individuell gestaltet werden.
Kalenderabgleich (MS Office 365) Der Kalenderabgleich funktioniert übergreifend für alle Kalender, die entweder dieselbe Domain nutzen oder in einem gemeinsamen Tenant verwaltet werden. Eine Mandantentrennung auf Kalenderebene ist nicht erforderlich.
SSO (Single Sign-On) SSO funktioniert nach demselben Prinzip wie der Kalenderabgleich: übergreifend für alle User, die unter derselben Domain oder in einem gemeinsamen Tenant organisiert sind.
Nutzer ohne Mandantenzuordnung sehen alle Daten der gesamten Installation.
In Installationen ohne Mandanten gilt das für alle Nutzer – das ist der Normalfall und völlig unproblematisch.
Sind dagegen Mandanten im Einsatz, hebelt ein Nutzer ohne Mandantenzuordnung die Datentrennung für sich aus. Für Administratoren ist das notwendig, sollte aber auf wenige Personen beschränkt bleiben.
Mandanten sind im coveto XL-Tarif enthalten und werden im Onboarding ohne zusätzliche Kosten eingerichtet. Die Anzahl der Mandanten ist unbegrenzt.
In allen anderen Tarifen arbeitest du ohne Mandanten – die Datentrennung entfällt dann, alle Benutzer sehen alle Daten.
Wenn du Datentrennung benötigst, findest du die Mandantenverwaltung unter Einstellungen » Benutzer & Rechte: Mandanten. Dort kannst du über die Schaltfläche "Neu" einen Mandanten hinzufügen. Anschließend kannst du Benutzer und Datensätze diesem Mandanten zuordnen.
Benötigst du keine Datentrennung, überspringe diesen Schritt einfach – coveto funktioniert auch ohne jeden Mandanten vollständig.
In manchen Fällen ist es erwünscht, dass es Daten im System gibt, auf die mehrere Mandanten Zugriff haben (z. B. Job-Vorlagen, Entscheider, etc.). Um solche Konstellationen im System abbilden zu können, kann man für die gemeinsamen Daten einen weiteren Mandanten anlegen. Bei den Mandanten, die Zugriff auf diese gemeinsamen Daten haben sollen, wird dann in dem Feld "Zeige auch Daten von Mandant" der Mandant der gemeinsamen Daten eingetragen.
Beispiel:
Manchmal kommt es vor, dass man größere Mengen von Daten von einem Mandant zu einem anderen übertragen will. In diesem Fall kann man unter Einstellungen » Benutzer & Rechte: Mandanten oben auf Tools » Daten verschieben klicken. In dieser Maske können alle Daten eines bestimmten Typs (Bewerber, Jobs, Firmen, Ansprechpartner, Tasks) von einem Mandanten zu einem anderen migriert werden. Es ist auch möglich, alle Daten, die bislang keine Mandantenzuordnung haben, zu einem Mandanten zu migrieren.
Wenn du Premium Multiposting Budget aufladen und sicherstellen willst, dass dies nur von bestimmten Mandanten benutzt wird, kannst du das zur Verfügung stehende Budget auf die Mandanten aufteilen. Trage dazu in das Feld "Budget begrenzen" bei dem jeweiligen Mandanten ein, wie viel Budget du ihm zuteilen willst.
Wichtig: Damit nicht andere Mandanten das Budget verbrauchen können, solltest du bei diesen Mandanten eine 0 eintragen. Bleibt das Feld leer, kann der Mandant unbegrenzt auf das aufgeladene Gesamtbudget zugreifen.
Sobald der Benutzer eines Mandanten eine Premium Multiposting Kampagne bestellt, wird der entsprechende Betrag von dem seinem Mandanten zur Verfügung stehenden Budget abgezogen.
Grundsätzlich ja – nachträgliche Änderungen an der Mandantenstruktur sind möglich, sollten aber Ausnahmen bleiben, da sie Auswirkungen auf bestehende Daten haben können.
Ebenso kannst du jederzeit später mit Mandanten starten, wenn du bisher ohne gearbeitet hast. Bestehende Daten ohne Mandantenzuordnung lassen sich über Tools » Daten verschieben einem Mandanten zuweisen.
Ja – die Sichtbarkeit von Bewerbern für Entscheider wird nicht durch die Mandantenzuordnung gesteuert. Hier gelten die Entscheider-Extranet-Einstellungen.
Nein. Mandanten sind optional. Du kannst coveto vollständig ohne Mandanten nutzen. Ein Mandant ist nur dann nötig, wenn du Daten zwischen Benutzern trennen willst.
Benutzer können nur Datensätze sehen, die demselben Mandanten zugeordnet sind. Wenn ein Benutzer also einen Bewerber, Entscheider, Task oder Job nicht sehen kann, kann dies damit zusammenhängen, dass der Benutzer einem anderen Mandanten zugeordnet ist als der Datensatz.
Ja. Welche Bewerber ein Entscheider sehen kann, wird nicht über Mandanten gesteuert. Von welchen Faktoren abhängt, ob ein Entscheider einen Bewerber sehen kann, wird in diesem Artikel erklärt. Mandantenzuordnungen spielen ausschließlich für die Benutzer im Backend eine Rolle.