Wie lange speichert coveto das System-Protokoll?

coveto protokolliert wichtige Vorgänge im System: Anmeldungen, das Anlegen, Ändern und Löschen von Bewerbern, Firmen, Ansprechpartnern und Jobs, versendete E-Mails, SMS und Profile, Exporte, CV-Parsings sowie Änderungen an Benutzern und Rechten. Sie finden dieses Protokoll unter Einstellungen → Protokolle → System.

Wie lange ein Eintrag gespeichert bleibt, hängt davon ab, was er protokolliert.

Anmeldungen: 6 Monate

Anmeldedaten sind besonders schützenswert. Deshalb löscht ein täglicher Cronjob alle Einträge, die älter als 6 Monate sind, für:

erfolgreiche Anmeldungen (Login),
fehlgeschlagene Anmeldeversuche,
Anmeldungen über die SOAP-Schnittstelle.

Das gilt für Benutzer, Entscheider im Extranet und Bewerber im Bewerber-Extranet gleichermaßen. Die IP-Adresse speichert coveto bei Anmeldungen von Anfang an nur gekürzt (anonymisiert).

Andere Protokolle: in der Regel 90 Tage

Für die übrigen technischen Protokolle von coveto gilt in der Regel eine Speicherdauer von 90 Tagen.

Statistische Einträge: dauerhaft, aber ohne Personenbezug

Einträge zu Bewerbern, Firmen, Ansprechpartnern und Jobs bleiben dauerhaft erhalten, zum Beispiel „Bewerber erfasst“, „Firma geändert“ oder „E-Mail verschickt“. Auf ihnen beruhen Ihre Auswertungen in coveto, etwa wie viele Bewerbungen pro Monat eingegangen sind oder wie viele Profile Sie versendet haben. Würden diese Einträge gelöscht, wären Ihre Statistiken für vergangene Zeiträume nicht mehr vollständig.

Ein solcher Eintrag enthält keinen Namen, sondern nur die interne Nummer des Datensatzes, zum Beispiel „Bewerber 123“.

Was passiert, wenn Sie einen Datensatz löschen?

Löschen Sie einen Bewerber, eine Firma, einen Ansprechpartner oder einen Job, bleibt der zugehörige Protokolleintrag bestehen. Die Nummer verweist dann aber auf keinen Datensatz mehr. Niemand kann danach herausfinden, wer sich hinter „Bewerber 123“ verborgen hat. Der Eintrag ist damit anonym und zählt nur noch für die Statistik.

Beim Löschen eines Bewerbers kürzt coveto zusätzlich die IP-Adressen in seinen Protokolleinträgen, zum Beispiel die IP-Adresse, die bei der Bewerbung über das Online-Formular gespeichert wurde.

Tipp: In den Einstellungen können Sie unter Absagemaske & Protokollieren Freitextfelder auswählen, deren Werte beim Speichern eines Bewerbers zusätzlich im Protokoll notiert werden. Diese Notiz bleibt nach dem Löschen des Bewerbers erhalten. Wählen Sie dort deshalb nur Felder ohne personenbezogene Inhalte aus, zum Beispiel einen Absagegrund, aber keine Namen oder Kontaktdaten.

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