Fast-Fills in coveto: Schnellbausteine für mehr Effizienz

In diesem Artikel erklären wir, was Fast-Fills sind, wie sie in coveto genutzt werden können und wie Sie durch diese Funktion wertvolle Zeit im Alltag sparen – etwa beim Versand von Nachrichten, bei Absagen oder der Dokumentation in Tasks.

💡 Was sind Fast-Fills?

Fast-Fills sind gespeicherte Kombinationen aus häufig verwendeten Inhalten, wie:

  • Betreffzeilen
  • Nachrichtentexten
  • Bewerberstatus-Änderungen
  • Aufgabeninhalten (Tasks)

Mit einem Klick lassen sich diese Elemente automatisiert einfügen – ideal, wenn Prozesse wiederholt ablaufen.

🧭 Wo können Fast-Fills verwendet werden?

Fast-Fills sind vielseitig einsetzbar – unter anderem in:

  • Nachrichten
  • Tasks (Aufgaben)
  • Absagen
  • Profilversand
  • Terminorganizer
  • Stapelverarbeitung (mehrere E-Mails auf einmal)

✉️ Beispiel: Nachricht mit Fast-Fill versenden

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Navigieren zu Bewerber

    Bewerber → Bewerber anzeigen

  2. Öffnen Sie einen Kandidaten (z. B. Maria Muster).

  3. Klicken Sie auf den Reiter Nachricht.

  4. Wählen Sie:

    • Einen passenden Betreff (z. B. Aktuelle Info)
    • Eine Vorlage im Nachrichtentext (z. B. Anfordern Unterlagen)

  5. Ergänzen Sie individuelle Informationen (z. B. Lebenslauf, letzte zwei Zeugnisse, Antwortfrist: 3 Tage)

  6. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option:

    Mit Versand der Nachricht soll der Bewerberstatus geändert werden (z. B. Unterlagen oder Infos fehlen)

⚡ Fast-Fill speichern

Wenn Sie diese Kombination öfter brauchen:

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Blitz-Symbol.
  2. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. Anfordern LL + Zeugnisse).
  3. Speichern mit dem Disketten-Symbol.

Ab sofort steht dieser Fast-Fill im System zur Verfügung.

🚀 Fast-Fill anwenden

So nutzen Sie einen gespeicherten Fast-Fill:

  1. Öffnen Sie einen Bewerber.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Fast-Fill-Menü (Blitz-Symbol).
  3. Wählen Sie Ihren gespeicherten Fast-Fill.
  4. Klicken Sie auf das Kopier-Icon links.
  5. Alle Felder (Betreff, Nachricht, Status) werden automatisch befüllt.
  6. Abschließend: Nachricht versenden

🧑‍🤝‍🧑 Globale Verfügbarkeit

Fast-Fills sind nicht benutzerbezogen, sondern global im System gespeichert.

Das bedeutet:

  • Alle Nutzer können die gespeicherten Vorlagen sehen und verwenden.
  • Alle Nutzer können Vorlagen erstellen und anpassen.

🛠️ Weitere Einsatzmöglichkeiten

Neben Nachrichten können Fast-Fills auch in anderen Bereichen helfen:

Beispiele:

  • Tasks:

    • Titel: Anrufversuch
    • Beschreibung: Nicht erreicht, Nachricht geschrieben

  • Absagen:

    • Standardabsagen als Vorlage speichern

  • Terminorganizer:

    • Standardtexte für Terminvereinbarungen

  • Stapelverarbeitung:

    • Mehrfach-E-Mails mit identischem Inhalt schnell erstellen

✅ Vorteile von Fast-Fills

  • Zeitersparnis bei Routineaufgaben
  • Konsistenz in der Kommunikation
  • Einfachere Zusammenarbeit im Team
  • Zentrale Verwaltung von Textbausteinen

❓ Noch Fragen?

Bei Fragen oder wenn etwas nicht funktioniert, wenden Sie sich gern an den coveto Support. Wir helfen Ihnen schnell weiter.