Was sind offene Aufgaben in meinem Extranet-Tagebuch und wie bearbeite ich diese?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie offene Aufgaben in Ihrem Entscheider-Extranet-Tagebuch erkennen und effizient bearbeiten können. Außerdem wird erklärt, wie Automatisierungen Zeit sparen und welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen.

Was sind die Tagebücher im Entscheider-Extranet?

Die Tagebücher sind ein zentrales Werkzeug, um alle offenen Aufgaben im Bewerbungsprozess im Blick zu behalten. Sie zeigen Ihnen, bei welchen Stellen Sie als Ansprechpartner eingetragen sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Wo finden Sie die Tagebücher?

Die Tagebücher finden Sie links in der Navigationsleiste unter dem Bereich
Jobs und Projekte → Extranet-Tagebücher.

Standardmäßig ist hier die Auswahl "Meine Tagebücher" eingestellt. So sehen Sie sofort alle relevanten Stellen mit offenen Aufgaben.

Offene Aufgaben: Was bedeutet das?

Offene Aufgaben entstehen, wenn bestimmte Schritte im Bewerbungsprozess noch nicht abgeschlossen sind. Dazu gehören z. B. Entscheidungen, die noch getroffen werden müssen oder Uneinigkeiten in Bewertungsrunden.

Automatisierungen: Zeitersparnis im Bewerbungsprozess

Voraussetzungen

Automatisierungen sind nur verfügbar, wenn Sie das entsprechende Feature in Ihrem Vertrag aktiviert haben.

• Noch nicht verfügbar? Kontaktieren Sie den Support, um die Freischaltung zu prüfen.

Vorteile der Automatisierung

Mit Automatisierungen können folgende Prozesse automatisch durchgeführt werden:

• Verschieben des Bewerberstatus bei erzielter Einigkeit
• Auslösen automatisierter Absagen
• Automatische Benachrichtigungen an Entscheider

Einstellungen für Automatisierungen

1. Gehen Sie zu Einstellungen » Entscheider-Extranet: Übergreifende Einstellungen.
2. Legen Sie fest, wie viele Bewertungsrunden es geben soll.
3. Definieren Sie, ob der Bewerberstatus automatisch angepasst werden soll.
4. Aktivieren Sie automatische Erinnerungen an Entscheider bei Bedarf.

Hinweis: Diese Einstellungen gelten global für alle Stellen.
Zusätzlich können Sie pro Stelle festlegen, ob eine automatische Benachrichtigung und ein Neustart der Abstimmung erfolgen soll.

Arbeiten mit den Tagebüchern

Die Tagebücher zeigen nicht nur offene Aufgaben, sondern dokumentieren auch alle Aktivitäten. Sie können jederzeit nachvollziehen:

• Wer hat wann welche Bewertung abgegeben?
• Gab es Chatnachrichten oder besondere Vorkommnisse?

Bereich "Nur offen"

Hier sehen Sie alle offenen Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen.
Mögliche Aktionen:

1. Bewertungen prüfen
2. Manuell eine weitere Bewertungsrunde starten
3. Direkt eine Entscheidung treffen
4. Den Kandidatenstatus anpassen
5. Aufgaben als erledigt markieren

Nach dem Markieren als erledigt werden die Aufgaben aus dem Bereich Nur offen entfernt und sind nur noch unter Alle Einträge sichtbar.

Umgang mit Uneinigkeiten

Es kann vorkommen, dass auch nach mehreren Bewertungsrunden keine Einigung erzielt wird. In diesem Fall:

• Meldet sich das System über das Tagebuch mit einer offenen Aufgabe.
• Prüfen Sie die Bewertungen der Entscheider.
• Treffen Sie eine manuelle Entscheidung oder starten Sie eine neue Bewertungsrunde.

Best Practices

• Nutzen Sie Automatisierungen, um manuelle Arbeit zu minimieren.
• Prüfen Sie regelmäßig die Tagebücher, um keine offenen Aufgaben zu übersehen.
• Markieren Sie Aufgaben als erledigt, sobald Sie diese bearbeitet haben – so behalten Sie immer den Überblick.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Nicht aktivierte Automatisierungen: Stellen Sie sicher, dass das Feature freigeschaltet ist.
• Offene Aufgaben ignoriert: Kontrollieren Sie den Bereich Nur offen regelmäßig.
• Manuelles Verschieben vergessen: Wenn keine Automatisierung aktiv ist, denken Sie daran, den Status der Kandidaten selbst zu ändern.

Fazit

Mit den Tagebüchern im coveto Entscheider-Extranet haben Sie alle offenen Aufgaben zentral im Blick. Durch den Einsatz von Automatisierungen sparen Sie Zeit und vereinfachen den gesamten Entscheidungsprozess.
Prüfen Sie regelmäßig Ihre Einträge, bearbeiten Sie offene Aufgaben und markieren Sie diese als erledigt, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.