BI Schnittstelle

Mit der BI-Schnittstelle können Sie individuelle Statistiken und Kennzahlen aus Ihren Coveto-Daten erstellen. Die Schnittstelle verbindet Excel direkt mit Coveto und ermöglicht Live-Auswertungen.

Voraussetzungen

Die BI-Schnittstelle ist nur im XL Tarif verfügbar.

Beispiele für mögliche Auswertungen

  • Bewerbungsquellen nach Jobs
    • Filterung nach Zeitraum und Stellen
    • Übersicht über Bewerbereingänge pro Quelle
    • Vergleich verschiedener Recruiting-Kanäle
  • Klassifizierung der Bewerber
    • A-, B-, C-Kandidaten pro Stelle
    • Übersicht über unklassifizierte Bewerber
    • Identifikation von Stellen mit Handlungsbedarf
  • Verweildauer in Bewerberstatus
    • Durchschnittliche Verweildauer in Tagen
    • Analyse des Recruiting-Prozesses
    • Identifikation von Engpässen

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Datenexport in Coveto erstellen

  1. Öffnen Sie die BI-Schnittstelle

    • Navigieren Sie zu Statistik » BI-Schnittstelle
    • Klicken Sie auf "Neu"

  2. Namen vergeben und Aktiv schalten

    • Vergeben Sie einen Namen (z.B. "Bewerber Auswertung")
    • Setzen Sie "Aktiv" auf "Ja"

  3. Bereich wählen Wählen Sie den Bereich, den Sie auswerten möchten:

    • Änderung des Bewerber- oder Firmenstatus
    • Bewerber
    • Bewerber-Analytics-Daten
    • Bewerberstatus
    • Firma
    • Firmenstatus
    • Jobs/Projekte
    • Task
    • Task-Art

  4. Spalten auswählen Wählen Sie je nach Bereich alle Spalten aus, die exportieren möchten.

  5. Gegebenenfalls Filter konfigurieren

    • Je nach gewähltem Bereich kann es sinnvoll sein, den Export zu filtern
    • Tasks sind filterbar nach Task-Art und Zeitraum; Bewerber und Firmenstatusönderungen nach Objekt (d.h. "Bewerber" oder "Firma") und Zeitraum; Bewerber-Analytics-Daten sind filterbar nach Zeitraum
    • Die zu exportierenden Daten sinnvoll zu filtern verbessert die Perfomance und kann insbesondere bei sehr großen Datenmengen unabdingbar sein
    • Unabhängig davon, ob beim Einrichten des Datenexports Filter hinterlegt wurden oder nicht, können bereits angelegte Datenexporte auch nachträglich über URL Parameter gefiltert werden. Solche URL-Filter überschreiben immer ggf. gesetzte Filter im Export selber:

/public/iqy/task_art=1,9&erfasst_am_von=2026-02-16&erfasst_am_bis=2026-02-16

  1. Speichern
    • Klicken Sie auf "Speichern"

Schritt 2: URL für Excel kopieren

Windows

  1. URL abrufen

    • Klicken Sie auf die drei Punkte beim erstellten Export
    • Wählen Sie "HTML-URL kopieren" oder "JSON-URL kopieren"

  2. Security Key

    • Die URL enthält einen Security Key als Passwort
    • Dieser kann bei Bedarf erneuert werden

Apple macOS

  • Falls Sie macOS verwenden, klicken Sie stattdessen auf die drei Punkte und laden Sie die IQY Datei herunter.
  • Öffne sie Excel und eine leere Arbeitsmappe.
  • Mac-Menüleiste (oberste Zeile) » Daten ▸ Externe Daten abrufen » Gespeicherte Abfrage ausführen …
  • Navigiere zur .iqy-Datei, wähle sie aus und bestätige, wo das Ergebnis in der Tabelle eingefügt werden soll.
  • Die Daten werden geladen

Fehlt der Menüpunkt unter macOS?

  • Seit Office 365/2021 versteckt Microsoft die alten Web-Query-Assistenten:
  • Excel » Einstellungen » Menüband & Symbolleiste
  • Im Abschnitt Daten die Option Legacy-Datenimport-Assistenten anzeigen aktivieren.

Schritt 3: Daten in Excel importieren

  1. Neue Excel-Datei

    • Öffnen Sie Excel
    • Gehen Sie zu "Daten" > "Aus dem Web"

  2. URL einfügen

    • Fügen Sie die kopierte URL ein
    • Klicken Sie auf "OK"

  3. Tabelle auswählen

    • Wählen Sie "Table 0"
    • Klicken Sie auf "Daten transformieren"

Schritt 4: Ggf. Daten mit Power Query bearbeiten

  1. Power Query Editor öffnet sich

    • Hier können Sie die Daten vor dem Import anpassen

  2. Jobs-Informationen aufteilen

    • Markieren Sie die Jobs-Spalte
    • Klicken Sie auf "Spalte hinzufügen" > "Analysieren"
    • Wählen Sie "JSON analysieren"
    • Expandieren Sie die Ergebnisse

  3. Leere Zuordnungen ersetzen

    • Ersetzen Sie leere Einträge durch "Keine Zuordnung"
    • Verwenden Sie "Werte ersetzen"

  4. Daten laden

    • Klicken Sie auf "Schließen und laden"

Schritt 5: PivotChart erstellen

  1. Daten auswählen

    • Markieren Sie alle importierten Daten
    • Gehen Sie zu "Einfügen" > "PivotChart"

  2. Felder zuordnen

    • Filter: Eingangsdatum (Jahr/Monat)
    • Achse: Quelle oder Jobs
    • Werte: Anzahl von ID (nicht Summe!)

  3. Wertfeldeinstellungen anpassen

    • Ändern Sie von "Summe" zu "Anzahl"
    • Dies zählt die Bewerber korrekt

Erweiterte Auswertungen

Verweildauer-Analyse

  1. Separaten Export erstellen

    • Bereich: "Änderung des Bewerber- oder Firmenstatus"
    • Spalten: Objekt, Objekt-ID, Status, Startzeitpunkt, Endzeitpunkt

  2. Daten bereinigen

    • Filtern Sie nur Bewerber (nicht Firmen)
    • Entfernen Sie Einträge ohne Endzeitpunkt

  3. Status-Namen hinzufügen

    • Erstellen Sie einen zweiten Export für Bewerberstatus
    • Verknüpfen Sie mit SVERWEIS

  4. Differenz berechnen

    • Neue Spalte: Endzeitpunkt - Startzeitpunkt
    • Ergebnis in Tagen

Bewerberstatus-Namen verknüpfen

=SVERWEIS(C2;Bewerberstatus!A:B;2;FALSCH)

Daten aktualisieren

Automatische Aktualisierung

  1. Datenblatt aktualisieren

    • Rechtsklick auf Datenbereich
    • Wählen Sie "Aktualisieren"

  2. PivotChart aktualisieren

    • Rechtsklick auf Chart
    • Wählen Sie "Aktualisieren"

Live-Verbindung

  • Änderungen in Coveto werden sofort verfügbar
  • Nur ein Klick für aktuelle Daten nötig
  • Keine manuellen Exporte mehr erforderlich

Tipps und Best Practices

Feldauswahl

  • Verwenden Sie standardisierte Felder (Dropdowns)
  • Vermeiden Sie Freitextfelder für Statistiken
  • Individuelle Felder sind ebenfalls verfügbar

Datenqualität

  • Stellen Sie einheitliche Eingaben sicher
  • Nutzen Sie Dropdown-Listen für Quellen
  • Klassifizieren Sie Bewerber konsequent

Sicherheit

  • Security Key regelmäßig erneuern
  • URL nicht öffentlich teilen
  • Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff

Häufige Anwendungsfälle

Recruiting-Erfolg messen

  • Bewerbereingänge pro Kanal
  • Kosten pro Bewerbung
  • Conversion-Raten

Prozessoptimierung

  • Verweildauer in Prozessschritten
  • Engpässe identifizieren
  • Benchmark-Vergleiche

Mehrere Niederlassungen

  • Mandant als zusätzliche Spalte
  • Filterung nach Standorten
  • Vergleichende Analysen

Troubleshooting

Häufige Probleme

Daten werden nicht angezeigt

  • Prüfen Sie die URL
  • Kontrollieren Sie den Security Key
  • Aktualisieren Sie die Verbindung

Falsche Zahlen in PivotChart

  • Ändern Sie von "Summe" zu "Anzahl"
  • Prüfen Sie die Feldeinstellungen

Komplexe Jobs-Informationen

  • Nutzen Sie Power Query zur Aufbereitung
  • Expandieren Sie JSON-Strukturen
  • Bereinigen Sie leere Werte

Support

Bei Fragen zur BI-Schnittstelle:

  • Hilfe > Supportanfrage in Coveto
  • Kostenloser Test für eine Woche möglich
  • Individuelle Schulungen verfügbar

Fazit

Die BI-Schnittstelle ermöglicht professionelle Auswertungen Ihrer Recruiting-Daten. Einmal eingerichtet, liefert sie mit einem Klick aktuelle Kennzahlen für datenbasierte Entscheidungen im Recruiting.